Cómo medir en una semana cuánto tiempo se va en tareas que la IA ya puede hacer

Equipo Kavena Consulting · Actualizado 2026-10-31 · 3 min de lectura

Para saber si te compensa automatizar una tarea con IA basta con una semana: elige dos o tres tareas que se repitan, apunta cada vez que se hacen cuánto se tarda y quién las hace, y al final de la semana multiplica para tener las horas al mes. La tarea que más horas se lleva y más se repite es la candidata. Sin esa cifra no puedes saber si compensa ni comparar propuestas.

Paso 1. Elige dos o tres tareas candidatas

Las que mejor encajan con lo que la IA ya hace bien:

• Teclear facturas, tickets y albaranes en el programa.
• Puntear el banco: emparejar cada movimiento con su factura.
• Responder correos que se repiten: el mismo tipo de pregunta, una y otra vez.
• Buscar y ordenar documentos: dónde está el contrato, el presupuesto o la notificación.

No elijas la más vistosa, elige la que más se repite.

Paso 2. Prepara una hoja sencilla

Una hoja de cálculo o un papel con cinco columnas basta (las filas son de ejemplo):

Apunta también, en una nota aparte, lo que se tuvo que rehacer por un error y las interrupciones largas. Es tiempo que también se va en esa tarea.

Paso 3. Mide cinco días laborables seguidos

• Anota en el momento, no al final del día de memoria: de memoria siempre sale menos.
• Que lo apunte quien hace la tarea. Quien la supervisa suele calcular por debajo.
• Elige una semana normal. Si cae en un cierre o en vacaciones, anótalo, porque la cifra no será la de un mes cualquiera.

Paso 4. Haz la cuenta

Suma los minutos de cada tarea en la semana y multiplícalos por cuatro para tener una cifra aproximada al mes. Divide entre sesenta para pasarlo a horas.

Ejemplo, con números inventados para enseñar la cuenta: si teclear facturas suma 270 minutos en la semana, son unos 1.080 minutos al mes, 18 horas. Si puntear el banco suma 120 minutos, son unas 8 horas al mes. La primera es la candidata.

Paso 5. Decide con la cifra

• La candidata es la tarea con más horas al mes y más repetitiva. Cuanto más se parece una vez a la siguiente, mejor la hace la IA.
• Compara lo que cuesta automatizarla con lo que ahorras. Ya tienes la cifra para hacerlo, y para comparar dos propuestas entre sí.
• Pregunta qué hace la herramienta cuando duda. Lo dudoso tiene que llegar a una persona; si no, el ahorro se pierde corrigiendo errores después.
• Vuelve a medir al mes de empezar, con la misma hoja. Es la única forma de saber si ha funcionado.

Si eres una gestoría

Puedes hacer este ejercicio en el despacho, con tus propias tareas, y también ofrecérselo a tus clientes: una semana apuntando tiempos les dice si les compensa automatizar algo antes de gastar nada. Y lo que salga de facturas y banco probablemente ya pasa por tus manos.

Preguntas frecuentes

¿Por qué una semana y no un día?

Porque un día puede ser atípico. Cinco días laborables seguidos dan una cifra razonable para multiplicar por el mes, sobre todo si la semana es normal.

¿Y si en mi empresa la tarea varía mucho de una semana a otra?

Mide una semana normal y anota si es de cierre o de mucho volumen. Si la diferencia es grande, repite la medición en otra semana y quédate con la media.

¿Necesito un programa para medir?

No. Una hoja de cálculo o un papel con día, tarea, veces, minutos y quién es suficiente.

¿Qué hago con la cifra?

Elegir la tarea candidata, comparar lo que cuesta automatizarla con lo que ahorras y, si das el paso, volver a medir al mes con la misma hoja.